Persónuverndarstefna

Markmið

Húðlæknastöðin leggur áherslu á að öll meðferð persónuupplýsinga sé í samræmi við ákvæði laga nr. 90/2018 um persónuvernd og vinnslu persónuupplýsinga. Markmið persónuverndarstefnunnar er að auðvelda viðskiptavinum og notendum heimasíðu að átta sig á hvenær fyrirtækið vinnur með persónuupplýsingar, hvers vegna, hvað verður um þær og réttindum sem þeir eiga.

Persónuupplýsingar

Persónuupplýsingar eru allar þær upplýsingar sem hægt er að tengja við tiltekinn einstakling. Hugtakið er túlkað rúmt og ekki er skilyrði að upplýsingar séu merktar nafni eða öðru auðkenni einstaklings til að þær teljist til persónuupplýsinga. Einkum skiptir máli hvort unnt sé að draga ályktun um hver viðkomandi einstaklingur er.

Persónuupplýsingum er skipt í tvo flokka, annars vegar flokk þeirra almennu og hins vegar flokk þeirra viðkvæmu. Sem dæmi um almennar persónuupplýsingar má nefna nafn, netfang, símanúmer og heimilisfang. Viðkvæmar persónuupplýsingar eru til dæmis upplýsingar um heilsufar, stéttarfélagsaðild, stjórnmálaskoðanir, kynlíf, kynhneigð, trúarbrögð og þjóðernislegan uppruna. Sérstaklega ströng skilyrði gilda um meðferð slíkra upplýsinga.

Hvenær og af hverju vinnur Húðlæknastöðin með persónuupplýsingar?

Tímabókanir

Þegar þú bókar tíma skráum við nafn, kennitölu, símanúmer og eftir atvikum netfang ef þú bókar í gegnum netið. Er tilgangur þess að geta veitt þér umbeðna þjónustu á tilteknum tíma og jafnframt geta minnt þig á eða haft samband við þig ef nauðsynlegt er að breyta eða finna nýjan tíma.

Tilvísanir til okkar

Þegar þér er vísað til okkar af öðrum sérfræðingum/meðferðaraðilum fáum við upplýsingar um nafn þitt, kennitölu og húðheilsu í þeim tilgangi að geta veitt þér viðeigandi meðferð.

Biðlisti

Ef þú kemst ekki strax að hjá okkur skráum við nafn þitt, kennitölu og þá þjónustu sem þú þarft á að halda á biðlista í þeim tilgangi að geta komið þér að þegar tími losnar.

 

Skráning í sjúkraskrá

Á heilbrigðisstarfsmönnum Húðlæknastöðvarinnar hvílir skylda samkvæmt lögum nr. 55/2009 um sjúkraskrár að skrá með skipulegum hætti þau atriði sem nauðsynleg eru vegna meðferðar sjúklings í sjúkraskrá. Í hana skráum við því upplýsingar um framvindu húðmeðferðar og setjum jafnframt inn önnur gögn sem skipta máli, svo sem myndir.

Skráning vegna notkunar lækningatækja

Í starfsemi Húðlæknastöðvarinnar eru notaðar vörur sem teljast til lækningatækja samkvæmt lögum nr. 132/2020 um lækningatæki. Á grundvelli þeirra laga ber Húðlæknastöðinni skylda til að skrá upplýsingar um hvaða sjúklingur hefur fengið ígræðanlegt tæki afhent eða grætt í sig.

Reikningagerð

Húðlæknastöðin innheimtir gjald fyrir þjónustu sem það veitir viðskiptavinum sínum og ber skylda á grundvelli laga að útbúa sölureikninga. Vinnur fyrirtækið þá með upplýsingar um þjónustuna sem þú fékkst og fjárhæðina sem þér ber að greiða.

Greiðslur og innheimta

Húðlæknastöðin vinnur með upplýsingar um greiðslur í þeim tilgangi að geta gætt hagsmuna sinna og sent kröfur í innheimtu ef nauðsyn ber til vegna vanskila.

Tilvísanir frá okkur

Í vissum tilvikum vísum við þér til annarra sérfræðingar/meðferðaraðila sem veitt geta viðeigandi meðferð og miðlum við þá upplýsingum um nafn þitt og kennitölu. Jafnframt miðlum við nauðsynlegum upplýsingum um húðheilsu þína svo meðferðaraðili geti veitt þér viðeigandi meðferð.

Hafa samband eða fyrirspurn í gegnum heimasíðu

Þegar þú hefur samband eða sendir okkur fyrirspurn í gegnum heimasíðuna okkar vinnum við með upplýsingar um nafn þitt, kennitölu  og netfang í þeim tilgangi að geta svarað fyrirspurn þinni.

Skráning á póstlista

Með því að gefa upp netfang þitt getur þú skráð þig á póstlista Húðlæknastöðvarinnar. Þeir sem eru skráðir á listann fá reglulega upplýsingar um nýjar meðferðir, tilboð og almenna fræðslu. Tilgangur þess er að vekja athygli á og auglýsa starfsemi fyrirtækisins.

Myndbirtingar

Húðlæknastöðin birtir myndir af einstaklingum með leyfi viðkomandi á samfélagsmiðlum í þeim tilgangi að vekja athygli á og auglýsa starfsemi fyrirtækisins.

 

 

Notkun á heimasíðu

Nauðsynlegar vefkökur. Þessar kökur eru nauðsynlegar svo heimasíðan okkar virki með eðlilegum hætti, til dæmis til að hægt sé að kaupa vörur í gegnum síðuna eða vita hvort notendur hafi samþykkt eða hafnað tilteknum vefkökum.

Tölfræðivefkökur. Við notum vefkökur til að greina notkun á heimasíðu Húðlæknastöðvarinnar. Með því fást til dæmis upplýsingar um hversu margir notendur opna tilteknar undirsíður á heimasíðunni, hversu lengi þær eru skoðaðar, frá hvaða vefsíðum notendur koma inn á síðuna, hvaða efni var leitað af í leitarvélinni á síðunni og hvers konar vafra þeir nota til að skoða hana. Tilgangur þess er að fá fram tölfræðiupplýsingar sem eru notaðar til að betrumbæta og þróa vefsíðuna og þær upplýsingar sem þar eru birtar.

Markaðsvefkökur. Þessar vefkökur eru notaðar til að rekja slóð notenda á milli heimasíðna í þeim tilgangi að birta þeim viðeigandi auglýsingar.

Lagagrundvöllur vinnslunnar

Samþykki (1. tölul. 9. gr. persónuverndarlaga)

Þegar við fáum eða miðlum persónuupplýsingum til annars meðferðaraðila byggir það á heimild sem þú veitir okkur til slíkrar miðlunar (samþykki þínu).

Þegar þú hefur samband eða sendir fyrirspurn í gegnum heimasíðu byggir það á samþykki þínu.

Þegar þú sendir okkur netfang þitt til að skrá þig á póstlista grundvallast það á samþykki þínu.

Við birtum aldrei myndir af einstaklingum á heimasíðu eða samfélagsmiðlum nema afdráttarlaust samþykki hans liggi fyrir.

Notkun á tölfræði- og markaðsvefkökum byggir á samþykki notanda.

Ráðstafanir áður en samningur er gerður / Skyldur á grundvelli samningssambands (2. tölul. 9. gr. persónuverndarlaga)

Skráning persónuupplýsinga vegna tímapantana og biðlista byggir á nauðsyn þess að hægt sé að koma þér að og veita umbeðna þjónustu.

Lagaskylda (3. tölul. 9. gr. persónuverndarlaga)

Skráning og vinnsla persónuupplýsinga vegna sjúkraskrár, lækningatækja og reikningagerðar byggir á lagaskyldu sem hvílir á fyrirtækinu.

Lögmætir hagsmunir (6. tölul. 9. gr. persónuverndarlaga)

Vinnsla persónuupplýsinga vegna áminninga um tímabókun og vanskil byggir á lögmætum hagsmunum Húðlæknastöðvarinnar.

Notkun á nauðsynlegum vefkökum byggir á lögmætum hagsmunum Húðlæknastöðvarinnar.

Meðferð á sviði heilbrigðisþjónustu (8. tölul. 1. mgr. 11.  gr. persónuverndarlaga)

Vinnsla viðkvæmra persónuupplýsinga af hálfu Húðlæknastöðvarinnar fer fram á grundvelli þess að unnt sé að veita viðeigandi meðferð á sviði heilbrigðisþjónustu.

Gæði og öryggi lækningatækja (9. tölul. 1. mgr. 11.  gr. persónuverndarlaga)

Vinnsla viðkvæmra persónuupplýsinga vegna skráningar í tengslum við lækningatæki byggir á nauðsyn þess að tryggja gæði og öryggi lækningatækja.

Réttarkrafa (6. tölul. 1. mgr. 11. gr. persónuverndarlaga)

Vinnsla viðkvæmra persónuupplýsinga í tengslum við reikningagerð og vanskil byggir á nauðsyn þess að stofna, hafa uppi eða verja réttarkröfu.

Þjónustuaðilar

Húðlæknastöðin notar upplýsingatæknikerfi sem auðvelda skráningu, geymslu og miðlun upplýsinga. Þjónustuaðilar kunna að hafa aðgang að persónuupplýsingum ef það er nauðsynlegt vegna þjónustu þeirra við kerfin. Trúnaðarsamkomulag er gert við viðkomandi sem kveður á um skyldu hans til að gæta fyllsta trúnaðar, tryggja öryggi og fara eingöngu með persónuupplýsingar í samræmi við fyrirmæli fyrirtækisins.

Húðlæknastöðin nýtir sér þjónustu eftirfarandi aðila:

·         OK

·         Helix Health

·         DK

Miðlun til þriðja aðila

Í vissum tilfellum miðlar Húðlæknastöðin persónuupplýsingum til þriðja aðila, þ.e. til eftirfarandi aðila:

·         Sjúkratrygginga Íslands vegna þátttöku stofnunarinnar í kostnaði vegna læknismeðferða.

·         Lyfjastofnunar í þeim tilvikum sem alvarleg atvik koma upp.

·         Landlækni í þeim tilvikum sem alvarleg atvik koma upp.

·         Tryggingafélaga og lögmanna vegna t.d. bótamála viðskiptavina.

·         Innheimtufyrirtæki vegna ógreiddra reikninga í vanskilum.

 

 

 

Varðveislutími

Húðlæknastöðinni ber að varðveita og er óheimilt að eyða upplýsingum úr sjúkraskrá. Bókhaldsgögn eru geymd í sjö ár í samræmi við lög nr. 145/1994 um bókhald. Að öðru leyti eru gögn í vörslu fyrirtækisins geymd eins lengi og nauðsyn ber til.

Öryggi persónuupplýsinga

Húðlæknastöðin hefur gert öryggisráðstafanir varðandi tæknimál og skipulag í þeim tilgangi að tryggja viðunandi öryggi persónuupplýsinga. Aðgangi er stýrt að skjölum, kerfum og húsnæði fyrirtækisins. Starfsmenn fá jafnframt þjálfun og fræðslu um hvernig gæta skuli að persónuvernd og öryggi persónuupplýsinga. Öryggisráðstöfunum er ætlað að vernda persónuupplýsingar gegn því að þær breytist, glatist, verði birtar eða aðgangur veittur að þeim í leyfisleysi.

Réttindi einstaklinga

Einstaklingar eiga tiltekin réttindi samkvæmt persónuverndarlögum, svo sem rétt á að afturkalla samþykki, fá aðgang að gögnum, fá rangar eða villandi upplýsingar leiðréttar, persónuupplýsingum verði eytt, hindra að unnið verði með persónuupplýsingar, andmæla og flytja eigin gögn. Þessi réttindi eru ekki endilega fortakslaus og kunna að vera háð ákveðnum skilyrðum.

Viljir þú nýta réttindi þín skaltu senda erindi á netfangið hls@hls.is.

Persónuverndarfulltrúi

Húðlæknastöðin hefur tilnefnt persónuverndarfulltrúa. Hlutverk hans er að upplýsa  starfsmenn fyrirtækisins um skyldur samkvæmt persónuverndarlögum, sinna þjálfun þess, framkvæma úttektir, veita ráðgjöf og vera til staðar komi upp álitaefni á sviði persónuverndar. Persónuverndarfulltrúi tekur jafnframt á móti fyrirspurnum og beiðnum frá einstaklingum sem verið er að vinna með upplýsingar um. Þá skal persónuverndarfulltrúinn vera tengiliður við Persónuvernd og vinna með henni, sem og fylgjast með því að farið sé að persónuverndarlögum.

Hægt er að hafa samband við persónuverndarfulltrúa Húðlæknastöðvarinnar með því að senda erindi netfangið personuvernd@hls.is.

Eftirlitsaðili

Persónuvernd annast eftirlit með framkvæmd laga um persónuvernd, reglugerða og sérákvæða í lögum sem fjalla um vinnslu persónuupplýsinga. Sérhver skráður einstaklingur eða fulltrúi hans hefur rétt til að leggja fram kvörtun hjá Persónuvernd ef hann telur að vinnsla persónuupplýsinga um hann brjóti í bága við lög eða reglugerð. Persónuvernd úrskurðar um hvort brot hafi átt sér stað. Frekari upplýsingar um Persónuvernd má finna á vef stofnunarinnar, www.personuvernd.is.

Ábyrgðaraðili

Húðlæknastöðin telst ábyrgðaraðili að vinnslu þeirra persónuupplýsinga um einstaklinga sem persónuverndarstefna þessi nær til.

Samskiptaupplýsingar:

·         Húðlæknastöðin ehf. kt:630198-2249

·         Smáratorg 1, 201 Kópavogi

·         sími: 520-4444

·         Netfang: hls@hls.is

Endurskoðun

Persónuverndarstefna þessi getur frá einum tíma til annars tekið breytingum í samræmi við breytingar sem verða á viðeigandi lögum eða ef breytingar verða á því hvernig Húðlæknastöðin vinnur með persónuupplýsingar.